Workshops planen, durchführen, nacharbeiten#
In einem Workshop werden von einer Gruppe von Menschen Themen bearbeitet, Beschlüsse gefasst und Ergebnisse erzielt. Die Systemvision, Architektur-Skizzen oder die Entwürfe für die grafische Oberfläche können in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet werden. Für uns ist die Moderation und die Durchführung von Workshops daher ein wichtiges Werkzeug zur Gewinnung konkreter Ergebnisse zusammen in unserem Team und mit unserem Auftraggeber. Professionell durchgeführt bringen diese das Projekt schnell voran und helfen beim Aufbau des Teams und der Kundenbeziehung.
Ein Workshop ist nicht unbedingt kreativ und er erzeugt nicht zwingend unglaublich viele neue Ideen und Konzepte. Wichtig ist zuerst, Fachwissen und Informationen aus verschiedenen Perspektiven zusammen zu tragen und zu konsolidieren. Ein Workshop erzeugt bei den Anwesenden ein gemeinsames Verständnis, einen Überblick der davor eventuell nicht da war. Alberto Brandolini schlägt beispielsweise Event Storming Workshops vor und erarbeitet damit in größeren Gruppen Geschäftsprozesse bzw. Workflows.
Planung#
Die Vorbereitung des Workshops geschieht wesentlich durch einen Moderator oder eine Moderatorin, den/die ihr beispielsweise aus eurem Team auswählt. Der Moderator lädt dann die ausgewählten Teilnehmer ein und versendet entsprechende Materialien und die geplante Agenda an diese. Sie stimmt sich natürlich mit dem Product Owner ab bzw. der PO ist selbst der Moderator.
Ziele festlegen#
Die Planung des Workshops beginnt damit, dass wir das Ziel im Team und/oder mit dem Auftraggeber festlegen. Aus dem Ziel ergibt sich dann eine Agenda aus Themen, die während des Workshops bearbeitet werden müssen. Die Agenda enthält wie bei Besprechungen jeweils ein gewünschtes Ergebnis und die ungefähre Zeitdauer zur Bearbeitung zu jedem Punkt auf der Agenda. Aus dem Ziel und der Liste der Themen ergibt sich dann der Kreis der möglichen Teilnehmer.
Die richtigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer einladen#
In Workshops werden Ergebnisse erarbeitet, daher ist es wichtig, dass die passenden Expertinnen, Experten und Wissensträger anwesend sind. Ebenso eventuell Entscheider, die das Budget bereitstellen oder das Vorgehen genehmigen müssen. Den Teilnehmerkreis leitet ihr aus dem benötigten Fach- und Erfahrungswissen ab: Welche Kompetenzen und Erfahrungen müssen die Teilnehmer mitbringen? Daraus ergibt sich eine Liste der Wunschteilnehmer für den Workshop. Möglicherweise brauchen wir Mitarbeiter aus einer Fachabteilung, die nicht direkt zum Projektteam gehören und auf die wir keinen direkten Zugriff haben. Solche Mitarbeiter sind in der Regel sehr schlecht verfügbar, da sie ins Tagesgeschäft eingebunden sind.
Arbeitstechniken auswählen#
In der Softwaretechnik gibt es viele verschiedene Arbeitstechniken, die wir in unseren Workshops einsetzen können. Für jedes Teilergebnis, wie beispielsweise die Produktvision gibt es eigene Arbeits- und Kreativitätstechniken, mit denen wir im Team arbeiten können. Wir können beispielsweise für die Produktvision einen Elevator-Pitch mit einem vorgefertigten Schema erstellen lassen oder die Teilnehmer basteln einen Produktkarton. Unser Methodenkoffer wächst von Workshop zu Workshop.
Durchführung#
Ein Workshop kann im allgemeinen in folgende fünf bis sechs Phasen unterteilt werden.
Einstieg: Teilnehmer sollen sich wohlfühlen, jeder stellt sich kurz vor, es werden Spielregeln für die Zusammenarbeit vereinbart. Die Ziele des Workshops werden beschlossen. Auch sollten wir die Teilnehmer nach ihren Erwartungen in Bezug auf den Workshop fragen, z.B. in einer kurzen mündlichen Runde. Wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen, sind einige Kennenlern-Übungen hilfreich.
Themen sammeln: Wenn die Themen nicht bereits im Vorfeld abgestimmt wurden, können wir beispielsweise eine Kartenabfrage verwenden: Wir teilen an alle Teilnehmer große Haftnotizen oder die typischen Karten aus einem Moderationskoffer und dazu passende Stifte aus. Alle Teilnehmer überlegen, welche Themen sie besprechen wollen. Dazu genügen in der Regel 5 bis 10 Minuten Einzelarbeit. Danach liest jeder seine Themen vor und befestigt diese an einer gemeinsamen Pinnwand bzw. an einer freien Fläche im Raum, notfalls am Fenster. Während des Vorstellens der Karten führen die Teilnehmer eine erste Zusammenfassung verwandter Themen durch. Eventuell kann die Moderatorin hier noch etwas nachhelfen oder explizit am Ende der Vorstellung gemeinsam mit den Teilnehmern clustern. Wichtig ist hierbei, dass alle Teilnehmer gleichberechtigt Themen vorschlagen können.
Themen auswählen: Da in der Regel nicht jedes Thema besprochen werden kann, wird jetzt abgestimmt. Hierfür eignet sich z.B. die Punkte-Abfrage: Jeder Teilnehmer erhält beispielsweise drei Punkte oder nach einer anderen Faustregel ungefähr halb so viele Punkte wie es Themen gibt. Jeder Teilnehmer klebt diese auf Themen, die ihm wichtig sind. Wir beginnen die Arbeitsphase dann mit dem Thema, das die meisten Punkte erzielt hat. Alternativ können wir auch die Themen paarweise miteinander vergleichen und so das wichtigste Thema nach oben sortieren.
Themen bearbeiten: Große Gruppen sollten in kleinere aufgeteilt werden. Effizient arbeiten können wir eigentlich nur mit maximal fünf Personen. Ihr erarbeitet nun die Ergebnisse mit den weiter unten vorgestellten Techniken. Wenn wir uns in mehrere Gruppen aufgeteilt haben, gibt es nach der Bearbeitungsphase die Vorstellung von Teilergebnissen im Plenum des Workshops. Ein Gruppenmitglied stellt die gemeinsamen Ergebnisse der Gruppe zur Diskussion.
Aufgaben und Ergebnisse festhalten: Um die Ergebnisse des Workshops festzuhalten und um sicherzustellen, dass dieser einen Effekt hat, halten wir am Ende noch die Aufgaben fest, die sich aus den erzielten Ergebnissen ableiten. Wichtig ist für jede Aufgabe einen Verantwortlichen oder eine Verantwortliche zu benennen und einen Fertigstellungstermin, sonst wird die Aufgabe mit Sicherheit nicht bearbeitet, „jemand sollte mal …“ funktioniert nicht.
Abschluss: Ein Workshop sollte positiv abgeschlossen werden. Beispielsweise mit einer kurzen Stimmungsabfrage: „Wie zufrieden sind sie mit dem Workshop?“, wenn wir ein positives Ergebnis haben wollen, geht auch: „Was aus diesem Workshop wird ihnen am meisten nutzen?“
Die Workshops im Verlauf einer Produktentwicklung sind häufig detaillierter geplant und haben bereits eine vorgefertigte Agenda. Daher entfallen möglicherweise die beiden Abschnitte zum Sammeln und Auswählen von Themen.
Nacharbeiten#
Der erste wichtige Schritt zur Nachbereitung eines Workshops ist die Erstellung bzw. Finalisierung des Protokolls. Der Moderator oder die Moderatorin gehen alle Ergebnisse Schritt für Schritt durch. Im Anschluss wird das Protokoll in der Regel als PDF-Dokument an alle Teilnehmer sowie an einen eventuell noch größeren Verteiler versendet, mit der Bitte um Kenntnisnahme und Korrekturen. Das Versenden sollte möglichst noch am Tag des Workshops geschehen.
Auf den Ergebnissen des Workshops fußen später weitere Projektergebnisse. Sie werden also weiter gepflegt oder in anderen Ergebnissen integriert.
In einem Workshop werden auch Aufgaben verteilt und Beschlüsse gefasst. Ob die Aufgaben auch tatsächlich erfüllt wurden, muss kontrolliert werden, damit sichergestellt ist, dass die Aufgaben auch termingerecht erledigt wurden. Die Aufgaben aus dem Workshop sollten zusätzlich auch in das Ticket-System übernommen werden. Da dort auch alle anderen Aufgaben verwaltet werden.